Hoe speel je als organisatie in op de coronacrisis?
Het kostte welgeteld drie weken om ons land volledig op zijn kop te zetten. De oorzaak? Een ongrijpbaar virus, met een immense impact. Flexibel als we zijn, plooide Nederland zich naar de maatregelen vanuit de overheid. Ook wij trokken vorige week de deur achter ons dicht. Online blijven we verbonden met elkaar en onze klanten.
De gevolgen op de lange termijn? Die kan niemand (nog) overzien. Dan maar bij de pakken neerzitten? Niet als het aan ons ligt. Wij geven je graag tips om als organisatie in te spelen op de coronacrisis.
#1 Zorg voor heldere communicatie met de klant
Elke ondernemer staat in deze tijd voor een lastig besluit. Blijven je winkels open? Of richt je je volledig op je webshop? En: in hoeverre kun je als dienstverlenend bedrijf je klanten ondersteunen? In korte tijd moet je verschillende knopen doorhakken.
In zo’n roerige tijd kun je al snel de communicatie met je klanten uit het oog verliezen. Zorg er daarom voor dat je website up-to-date is met de maatregelen die jouw organisatie treft. Dit kan in de vorm van een nieuwsbericht of als pagina in één van je menu’s. Verschillende bedrijven zorgen voor attentiewaarde met een informatieve pop-up. Dit zien wij ook terug bij onze klanten:
#2 Zorg regelmatig voor een update in je nieuwsbrief
Zijn er ontwikkelingen die belangrijk zijn voor jouw netwerk? Houd klanten en relaties op de hoogte met een nieuwsbrief. Vat kort en bondig samen wat er verandert en wat de gevolgen zijn voor je klant. Maak ook duidelijke afspraken als je wel klanten over de vloer krijgt. Decathlon pakt dit (in de nieuwsbrief) als volgt aan:
Geef het ook aan als je niet aan alle wensen kunt voldoen. Vooral supermarkten en bezorgdiensten krijgen het zwaar te verduren. Met een sympathieke nieuwsbrief zorg je voor duidelijkheid en neem je verontwaardiging weg. Kijk maar eens naar dit voorbeeld van PICNIC:
#3 Ga na welke kansen er liggen voor jouw bedrijf
Hoe clichématig het ook klinkt; elk nadeel heeft zijn voordeel. Deze tijd dwingt ons om anders te kijken naar de positionering van onze producten en diensten. Restaurants bezorgen massaal hun maaltijden en verschillende winkels gaan online verder. Op welke manier kun jij je werk voortzetten? Er zijn meer oplossingen dan je denkt.
- Ben jij een dienstverlenend bedrijf? Dan kun je online, met video calls, klantgesprekken voeren. Ook kun je waarschijnlijk een groot deel van je werkzaamheden thuis uitvoeren (zie ook punt #5). Is het noodzakelijk om je werk bij de klant uit te voeren? Zorg dan voor gepaste hygiënische maatregelen.
- Heb jij een fysieke winkel? Ook online kun je je assortiment (blijven) verkopen. Met een simpele webshop kom je al een heel eind. Probeer daarbij outside the box te denken. Wij zien verschillende lokale ondernemers bijvoorbeeld overstappen op giftcards. Daarmee kan iemand vooruit een betaling doen - en op een later moment het tegoed inwisselen in je winkel.
- Heeft jouw bedrijf al een webshop? Dan kun je evalueren welke producten het best aansluiten bij de huidige vraag. Zo is er een flinke toename te zien in de verkoop van elektronica en kantoormeubilair (voor thuis). Verkoop jij dit soort hardlopers? Dan kun je dit ondersteunen met een campagne in Google Ads of op social media.
#4 Neem je interne organisatie eens onder de loep
In deze roerige tijden nemen veel bedrijven een afwachtende houding aan. Toch is dit geen tijd om je processen te laten vallen. Wellicht heb je nu juist tijd om je werkwijze en communicatie onder de loep te nemen. Sluit je organisatie nog aan bij je doelstellingen? En komt dit in alle middelen tot uiting? In deze geforceerde rust kan een brainstorm met je team geen kwaad.
Zijn er interne projecten die al een tijdje blijven liggen? Dan is dit het ideale moment om daar eens de schouders onder te zetten. Zo maak je pas op de plaats, maar verbeter je tegelijkertijd je organisatie.
#5 Werkt je team vanuit huis? Zorg dat je alles op orde hebt
Nu social distancing de nieuwe norm is, besluiten veel bedrijven om deels of volledig vanuit huis te werken. Het is wel zo prettig als jij en je team dat op een efficiënte manier kunnen doen. Alles uit je thuiskantoor halen? Vergeet deze zaken dan niet:
- Blijf verbonden met je team - Er zijn verschillende tools om intensief contact met je team te onderhouden. Daarbij kun je denken aan Microsoft Teams, Skype, Slack of Discord. Zorg ervoor dat iedereen kan (video)chatten en snel op elkaar kan reageren. Zo heb je ook thuis het teamgevoel van een kantoor.
- Blijf telefonisch bereikbaar met een VoIP-nummer - Heb jij veel telefonisch contact met je klanten? Dan is een VoIP-centrale onmisbaar. Idealiter is dit gekoppeld aan het telefoonnummer van je locatie, zodat klanten je zoals voorheen kunnen bereiken.
- Houd bestanden binnen handbereik met een VPN - Vanaf elke locatie toegang tot een gedeelde server? Met een VPN kan je team op afstand inloggen in de pc op werk. Bestanden en documenten blijven daardoor binnen handbereik.
- Houd de klant op de hoogte - Zijn er zaken die veranderen nu je vanuit huis werkt? Worden afspraken geannuleerd of digitaal ingepland? Laat dit dan zo snel mogelijk aan je klanten weten. Communiceer ook welke tools daarvoor noodzakelijk zijn, zoals TeamViewer, Zoom of Loom.
Eén ding is zeker; we verkeren als ondernemers in een gekke tijd.
Laten we er samen het beste van maken! Kun jij in deze tijd wel wat extra handen gebruiken? Wij helpen je graag met:
- Het plaatsen van een informatieve pop-up op je website
- Het realiseren van een eenvoudige (maar doelgerichte) webshop
- Het opzetten van een campagne om je producten onder de aandacht te brengen
- Het schrijven van heldere teksten om je netwerk op de hoogte te houden
